E-posta, iş dünyasında önemli bir iletişim aracı. Gönderdiğiniz e-postada profesyonel görünmenizi engelleyen e-posta hataları, yanlış anlaşılmalara ve kötü izlenimlere yol açabilir. Bu içeriğimizde, iş yerinde sıkça karşılaşılan e-posta hatalarını ve bu hatalardan nasıl kaçınılacağına dair ipuçları vereceğiz. Daha etkili ve profesyonel bir iletişim kurabilmek için dikkat etmeniz gereken kritik noktaları paylaşacağız. İşte profesyonel imajınızı zedeleyen e-posta hataları.
Profesyonel Görünmenizi Engelleyen E-Posta Hataları
Bir e-posta gönderirken sık yapılan ve profesyonel görünmenizi engelleyen e-posta hataları şunlar;
1) Yazım ve Dil Bilgisi Hataları Yapmak
Profesyonel bir e-posta yazarken, alıcının adını yanlış yazmak ne kadar rahatsız edici bir durum olabilir, değil mi? İşte bu tür hatalar, iş hayatınızda dikkatsiz bir izlenim bırakabilir. Yazım ve dil bilgisi hatalarına dikkat etmek, oldukça önemlidir.
Bu hatalardan kaçınmak için, e-postayı yazmadan önce alıcının adını ve unvanını dikkatlice kontrol edin. E-postanızı yazdıktan sonra ise, bir kez de yüksek sesle okuyarak gözden geçirebilirsiniz. Eğer bir isim hatası yaparsanız, özür dileyin ve bir sonraki seferde doğru yazdığınızdan emin olun.
2) Birden Fazla Kişiye E-Posta Gönderirken BCC Alanını Kullanmamak
Tüm iş arkadaşlarınızı tek bir yanıt zincirine eklemek doğru bir davranış değildir. Kariyer stratejistleri, çoğu kişinin yaptığı en büyük hatanın, yanıtın gerekli olup olmadığını düşünmeden “hepsini yanıtla” butonuna basmak olduğunu belirtiyor. Ayrıca, gelen tüm mesajlara aynı anda cevap vermeye çalışmak da pek doğru değildir. Eğer bir e-postayı birçok kişiye göndermeniz gerekiyorsa, her alıcıyı BCC (gizli alıcı) alanına eklemeyi tercih edin.
3) Fazla Samimi Olmak, Hele Bir de Emoji Kullanmak (Eyvahhh..)
Ciddi iş e-postalarında ağlayan veya gülen emojiler kullanmak, meslektaşlarınıza garip gelebilir. Bunun yerine daha profesyonel bir dil kullanmak, tam cümleler kurmak ve emojilerden kaçınmak daha doğru olur.
İlginizi çekebilir: Takip E-postası Nedir, Nasıl Yazılır? (Adım Adım Örneklerle)
Bir diğer önemli nokta ise unvanlardır. Eğer alıcınızın doktor veya profesör gibi bir unvanı varsa, bu başlığı mesajlarınıza dahil etmelisiniz. Ancak, e-posta imzasında aksini belirten bir şey görmedikçe, bu başlıkları kullanmak gerekir.
4) Çok Uzun Metin Yazmak
İş arkadaşınızdan gelen bir e-posta, metinle dolu bir şekilde açıldığında, bu oldukça karmaşık olabilir. En iyi e-postalar, doğrudan konuya odaklanmış ve net bir şekilde yazılmış olanlardır. Uzun, kafa karıştırıcı mailler ise genellikle en kötü seçeneklerdir.
Paragraf araları olmayan, blok halinde yazılmış metinlerden kaçının. E-posta çok uzun olursa, alıcı önemli bilgileri kaçırabilir. E-postalarınızı daha kısa ve öz cümlelerle yazmak, her şeyi net tutmanıza yardımcı olur. Önemli bilgileri başta sunun. E-postanız uzunsa, gereksiz cümleleri tespit edip kaldırmak, mesajınızı daha anlaşılır hale getirir.
5) Kızgın Olduğunuzda E-Posta Atmak (O Klavyeyi Derhal Bırak)
E-postalar sadece bir iletişim aracı değildir, aynı zamanda davranışlarınızın kaydı da olabilir. Bu yüzden öfkelendiğinizde asla e-posta göndermemelisiniz. Çünkü, bir kez yazdığınızda geri alamazsınız. Meslektaşlarınıza e-posta ile hakaret etmek büyük bir hata olur.
O anlık olarak rahatlatıcı gibi görünse de, bu hareket en iyi ihtimalle profesyonelliğe aykırıdır ve en kötü ihtimalle işten çıkarılmanıza yol açabilir. Duygusal durumunuza dikkat etmek çok önemlidir. Böyle anlarda, tepki vermek yerine bir süre durup düşünmek daha sağlıklı olacaktır.
İlgili Videolar
Kaynak: 1
