Proje yönetimi, zaman ve finansal kaynakları verimli kullanarak, uygulanabilir olduğu düşünülen projeler oluşturmak üzerine kuruludur. Büyük ölçekli projelerin yürütüldüğü günümüz koşullarında, küreselleşmenin de etkisiyle proje yönetimi giderek daha fazla önem kazanmaktadır.
Proje yönetimi, yüksek kaliteli işleri kısa sürede ve daha az hatayla tamamlama imkanı sağlar. Proje yönetiminin planlama aşamasında potansiyel sorunların belirlenmesi, kriz durumunda sorunları kolayca çözebilir. Proje yönetimi, mali kaynakları doğru taraflara tahsis etmenize yardımcı olur.
Proje Yönetimi Süreçleri Nelerdir?
1) Başlangıç (Initiating)
Başlangıç aşamasında gerçekleştirilecek faaliyetler şu şekildedir;
- Kuruluşun ihtiyaçlarını ve hedeflerini belirlemek
- Önceki veya devam eden operasyonları değerlendirmek
- Maliyet hesaplarını yapma ve bir bütçe oluşturmak
- Bir zaman çizelgesi oluşturmak
- Görev tablosu ve ürün tanımları geliştirmek
- Oluşturulan doküman ve bilgileri belge haline getirmek.
2) Planlama (Planning)
Planlama aşamasında yapılması gerekenler şu şekildedir;
- Bir planlama ekibi oluşturmak.
- Nasıl planlayacağınıza karar vermek.
- Projenin kapsamını belirlemek ve tanımlamak.
- Ortaya çıkacak ürünleri tanımlamak ve işi bölümü yapmak
- Proje için gerekli kaynakları tahmin etmek
- İşin tamamlanması için gereken süreyi ve maliyeti tahmin etmek,
- Potansiyel sorunları tanımlamak
- Risk planlaması ve olası sorunların kriz yönetimi oluşturmak
- Resmi onayları almak
3) Yürütme (Executing)
Yürütme aşamasında yapılması gerekenler şu şekildedir;
- Proje yönetim planında belirtilen hedeflere ulaşmak için çaba göstermek.
- Bu aşamada personel ve kaynakların koordinasyonu, projenin yönetim planını takip etmesi için önemlidir.
4) İzleme ve Kontrol (Monitoring and Controlling)
İzleme ve kontrol aşamasında yapılması gerekenler şu şekildedir;
- Projede gerçekleştirilen işin ne kadarının tamamlandığını görmek
- Oluşan ya da oluşabilecek sorunları tespit etmek ve çözüm üretmek
- Finansal detayları gözden geçirmek
- Projenin bütçesini ve zamanını kontrol etmek
5) Kapanış
Kapanış aşamasında yapılması gerekenler şu şekildedir;
- Projenin idari kapanış sürecini tamamlamak
- Satın alma sözleşmelerini kontrol etmek ve var olan sözleşmeleri kapatmak
- Projenin kapanış değerlendirmesini hazırlayıp raporlamak.
- Projeyi gerçekleştiren ekip ile kısa bir toplantı ve tebrik.
Proje Yönetiminin Önemi Nedir?
Planlaması iyi yapılmış bir proje yönetimi, her şeyden önce yapılacaklar listesinde öngörülebilir adımların atılmasını büyük ölçüde kolaylaştıracaktır. Rasyonel ve sistematik kararlar vermenizi, daha önce karşılaşmadığımız ve bilmediğimiz projeler karşısında cesaret göstermenizi olanak tanıyacaktır.
Projenin amaç ve hedeflerine göre uygulanan etkin proje yönetimi, net, anlaşılır ve isabetli kararlar almanızın yolunu açar. Zaman yönetimi ve sınırlı kaynak kullanımı dikkate alınarak bu kriterler dahilinde yolunuzu bulmanızı ve ilerlemenizi kolaylaştırır.
Proaktif bir tavır sergileyerek ileride karşılaşabileceğiniz ya da karşılaşabileceğiniz sorunlara karşı sizi hazırlar, kolayca çözüm bulmanızı ve önleyici tedbirler almanızı sağlar. Kaynakların aşırı kullanımını önleyerek etkili maliyet yönetimi performansı elde etme şansınızı artırır. Kimin veya hangi kurumun ne yapacağını kontrol etme ve kontrol etme imkanı sağlar. Proje süresince gördüklerinizi rapora döküp arşivleyebilir ve bu sayede daha düzenli ve sistemli bir çalışma yürütmüş olursunuz.
İlginizi çekebilir: Bütçe Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?
Proje Yönetimi Bileşenleri Nelerdir?
Proje yönetimi bileşenler genel itibari ile şunlardır;
- Bütünleştirme Yönetimi: Proje yönetiminde koordineli çalışmayı sağlamak için yürütme planlaması ve ilgili faaliyet ve teknikleri barındırır.
- Kapsam Yönetimi: Kapsamın ve sınırlarının tanımlanmasını sağlar. Kapsam değişikliği kontrol yönteminin uygulandığı alandır.
- Zaman Yönetimi: Projelerin belirli bir süre içerisinde tamamlanmasını sağlayan yöntemlerdir. Bu sürecin ne kadar süreceği ve kontrolleri için tahminler, olasılık hesapları ve çizelgeler verilmektedir.
- Maliyet Yönetimi: Proje onayından tamamlanmasına kadar bütçelerin planlanması, tahmin edilmesi ve kontrolü ile ilgili yöntemlerin uygulanması sürecidir.
- Kalite Yönetimi: Proje beklentilerinin ve gereksinimlerinin karşılandığı araçların belirlenmesi gereklidir. Belirli standartlar ve bunlarla ilişkili planlama önlemleri ile kalite kontrol uygulaması ve tekniğidir.
- İnsan Kaynakları Yönetimi: Projede çalışanların daha etkin çalışmasını sağlayacak stratejik planlama unsurlarının ve gerekli motivasyon araçlarının uygulanmasına ilişkin faaliyet alanıdır.
- İletişim Yönetimi: Proje detaylarını zamanında organize etme, depolama ve yayma sürecidir. Süreçleri planlama ve raporlamalar gerçekleştirilir.
- Risk Yönetimi: Projede gerçekleşmiş ya da gerçekleşebilecek risk faktörlerinin tespitine dayalı olarak analiz edilmesi ve açıklanması sürecini kapsar. Riski en aza indirmek için kontroller yapılır.
- Tedarik ve Satın Alma Yönetimi: Projenin oluşturulmasını ve buna ilişkin faaliyetlerin planlanmasını sağlayacak kaynakların dışarıdan temin edilmesi sürecidir. Bu süreçlere ilişkin prosedürleri ve alınacak kararlara ilişkin uygulamaları barındırır.
Kaynak: 1
