Takip e-postası, iş başvurusu, iş görüşmesi, toplantı ya da satış görüşmesi gibi bir etkileşimden sonra gönderilen bir maildir. Bu mail genelde görüşme ya da başvuru yaptıktan sonraki 24 saat içinde gönderilir. Eğer araya hafta sonu girdiyse ve siz başvuruyu ya da görüşmeyi “Cuma” günü yaptıysanız ilk mesai günü olan “Pazartesi” sabah saatlerinde de gönderebilirsiz.
Örneğin, kısa süre önce bir şirket yöneticisiyle görüşme yaptıysanız, zaman ayırdıkları için teşekkür etmek amacıyla bir takip e-postası yazabilirsiniz. Ya da bir iş başvurusu yaptıysanız takip e-postası ile pozisyona olan ilginizi belli edebilirsiniz. Bu tür e-postalar genellikle profesyonel ortamlarda tercih edilir. Ancak, bir yanıt almak için hatırlatma yapmanız gereken diğer durumlarda da kullanılabilir.
Neden Takip E-Postası Göndermelisiniz?
İş görüşmesinden sonra takip e-postası göndermek, genellikle önemli bir adım. Bir iş başvurusu ya da iş görüşmesi yaptıktan sonra bir takip e-postası göndermek başvurunuza birçok açıdan katkı sağlar. Bu adım, pozisyona olan ilginizi tekrar vurgulamanıza ve şirkete katacağınız değeri net bir şekilde ortaya koymanıza yardımcı olacaktır.
Aynı zamanda, düşünceli ve teşekkür etmeyi bilen biri olduğunuzu göstermek için harika bir fırsat. Bu sayede, işe alım müdürünün gözünde olumlu bir izlenim bırakırsınız.
Takip E-postası Nasıl Yazılır?
Takip e-postası nasıl yazılır sorusuna adım adım cevap versek daha iyi ve etkili olacak. Her adımı teker teker açıkladık ve örnekler ekledik. En sonda da sizler için iki adet örnek yazı ekliyoruz. Boşlukları değiştirerek kullanabilirsiniz.
İlginizi çekebilir: Kurumsallaşma Nedir? Önemi ve Avantajı Nelerdir?
1. E-Postanıza Başlayın.
E-postaya iyi başlamak önemli. Ne demişler başlamak bitirmenin yarısı. Bu yüzden başlangıcı iyi yapmamız gerek.
1.1 Konu başlığı oluşturun
E-postanın konu başlığı, alıcının dikkatini çeken ilk detay. Bu başlık, mesajınızın açılma oranını doğrudan etkileyebilir. Özellikle görüşme sonrası iletişimde, konu başlığınızın özenle seçilmesi önemli. Eğer görüşmeden sonra sizinle iletişime geçecek kişiyle daha önce e-posta yoluyla yazıştıysanız, en iyi yöntem son e-posta dizisini yanıtlamak olur. Bu, iletişim akışını korumanıza ve mesajınızın daha hızlı fark edilmesine yardımcı olur.
Eğer yeni bir e-posta oluşturuyorsanız, konu başlığınız alıcı için anlamlı ve dikkat çekici olmalı. İş görüşmesinden sonra teşekkür içeren bir ifade ekleyerek görüşmeye atıfta bulunabilirsiniz. Ayrıca, mesajın tonunu ve resmiyet seviyesini, mülakat sırasında kullandığınız üsluba uygun hale getirmeniz iyi bir izlenim yaratır.
Örnek Konu Başlıkları:
- “Bugün sizinle konuşmak bir zevkti”
- “Bugün sizinle tanıştığıma çok memnun oldum”
- “Benimle görüştüğünüz için teşekkür ederim.”
- “Bana zaman ayırdığınız için teşekkür ederim”
1.2 Hitap Şekline Karar Verin
E-postanıza alıcının ismiyle hitap ederek başlamak her zaman daha etkili bir yöntem. Görüşme sırasında veya önceki yazışmalarınızda alıcıya nasıl seslendiyseniz, aynı şekilde devam etmek iyi bir izlenim yaratır.
Eğer resmi bir üslup gerekiyorsa, ismin yanına “Bey” ya da “Hanım” ekleyerek daha profesyonel bir ton oluşturmanızı öneririm. Bu küçük detay, hem samimi hem de saygılı bir yaklaşım sergilemenize yardımcı olur. Yapmamanız gereken tek şey kesinlikle sadece isimle hitap etmek. Bu karşı tarafta kötü bir intiba bırakır.
Örnek Hitap Şekilleri:
- “Sayın Mustafa Ersan”
- “Sayın Mustafa Bey”
- “Sayın Aylin Kaya”
- “Sayın Aylin Hanım”
2. Şimdi Sıra E-Posta İçeriğinde
E-posta konusu kısmını tamamladıktan sonra sıra geldi gövde yani içerik kısmına. Burada da niyetimizi ve profesyonelliğimi karşı tarafa yansıtmamız ve o işi ne kadar istediğimizi göstermemiz gerek.
2.1 E-Postanızın Nedenini Açıklayın.
Takip e-postasının içeriği kısa, net ve anlaşılır olmalı. Mesajınıza, mülakatı yapan kişiye size zaman ayırdığı için teşekkür ederek başlayabilirsiniz. Ardından, görüşmenin ne zaman gerçekleştiğini nazik bir şekilde hatırlatmanız iyi olur.
Örnek:
- Bu sabah bana zaman ayırdığınız için teşekkür ederim.”
- “Bu sabah [başvurduğunuz iş] pozisyonu için benimle görüşmeye zaman ayırdığınız için teşekkür ederim. Sizinle konuşmak ve pozisnyon ile ilgili daha fazla bilgi edinmek benim için büyük bir zevkti.”
İlginizi çekebilir: Niyet Mektubu Nedir? Niyet Mektubu Örneği
2.2 Pozisyona olan ilginizi yineleyin.
Görüşmede ele alınan belirli konulara veya önemli detaylara mesajınızda yer verin. Bu, pozisyona olan ilginizi tekrar ifade etmek için iyi bir fırsat. Sizi bu pozisyon için öne çıkaran özellikleri ve deneyimlerinizi açık bir şekilde anlatın. Ayrıca, yeteneklerinizin ve ilgi alanlarınızın pozisyonun ihtiyaçlarıyla nasıl uyumlu olduğunu vurgulamak iyi olacaktır.
Örnek:
- “[Şirketin inovatif projelerinden veya başarılarından birini belirtin] hakkında paylaştığınız detaylar beni çok etkiledi. [Kendi deneyimlerinizden birini bağlayarak, bu alanda nasıl katkı sağlayabileceğinizi açıklayın] fırsatı beni gerçekten motive ediyor ve şirketinizin bir parçası olmak için sabırsızlanıyorum.”
- “[Mülakat sırasında konuşulan, şirket kültürüne dair bir nokta veya değerlerden bahsedin] yaklaşımınız beni gerçekten etkiledi. [Kendi güçlü yanlarınızın bu kültürle nasıl uyumlu olduğunu açıklayın ve şirkete nasıl katkıda bulunabileceğinizi vurgulayın] olasılığı, bu pozisyonu daha da cazip hale getiriyor.”
- “[Görüşme sırasında tartışılan bir proje, hedef veya başarıdan bahsedin] konusundaki yaklaşımınızı dinlemek bana ilham verdi. [Kendi beceri ve deneyimlerinizin bu hedefe ulaşmada nasıl destek sağlayacağını açıklayın] gibi bir sürece katkıda bulunma fikri beni oldukça heyecanlandırıyor.”
3. E-postanızı bitirin.
Başlık ve içerik kısmını da tamamladıktan sonra çok fazla uzatarak karşı tarafı sıkmamak için artık e-postayı sonlandırmamız gerek.
3.1 Kapanış cümlesi ekleyin.
E-postanızı, sonraki adımlara dair bilgi almak istediğinizi belirterek sonlandırabilirsiniz. Eğer görüşme sırasında ek bir bilgi talep edilmediyse, bu konuyu nazik bir şekilde gündeme getirebilirsiniz. Görüşmede ek bilgi istenmişse, bunu zaten ilettiğinizi veya bu e-postaya eklediğinizi not düşmek iyi bir fikir olur.
Örnek:
- “Saygılarımla, [Adınız], [İletişim bilgileri].”
- İyi Çalışmalar! Saygılarımla, [Adınız], [İletişim bilgileri].
3.2 E-postanızı Son Kez Gözden Geçirin.
Bütün aşamaları tek tek kontrol ederek titizlikle yazdık. Fakat son bir tarama olası anlatım bozukluklarını ve yazım yanlışlarının önüne geçer. Yazarken fark etmediğiniz hataları fark ederek maili gönderebilirisiniz.
Takip E-Postası Örneği
İş Başvurusu Takip E-Postası
İş başvurusu yaptıktan sonra aşağıdaki şablonu kullanarak bir takip e-postası gönderebilirsiniz.
Sayın [İlgili Kişinin Adı/Soyadı],
Umarım bu e-posta sizi iyi bir zamanda bulur. [Başvurduğunuz Pozisyon Adı] pozisyonu için yaptığım başvurumla ilgili süreci öğrenmek istedim. İlgili belgelerim ve bilgim doğrultusunda pozisyonun gereksinimlerine katkı sağlayabileceğime inanıyorum.
Eğer uygun bir zamanınız olursa, başvurumun durumu hakkında bilgi almayı çok isterim.
Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim. Herhangi bir ek bilgiye ihtiyaç duyarsanız, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Saygılarımla,
[Adınız Soyadınız]
[Telefon Numaranız]
[E-posta Adresiniz]
İş Görüşmesi Takip E-Postası
İş görüşmesi yaptıktan sonra aşağıdaki şablonu kullanarak bir takip e-postası gönderebilirsiniz.
Sayın [İsim] Hanım/Bey,
Umarım iyisinizdir. Sadece [görüştüğünüz pozisyon] pozisyonuyla ilgili bir gelişme olup olmadığını sormak için yazıyorum. Sizinle [görüşmenin ne zaman gerçekleştiğini belirtin]’de görüşmekten ve [şirket adı] ve [pozisyon] hakkında daha fazla bilgi edinmekten çok keyif aldım. Pozisyonla hala çok ilgileniyorum. Benden talep edeceğiniz her türlü ek bilgiyi memnuniyetle sağlayacağımı bilmenizi isterim.
Süreçle ilgili olarak bana bir güncelleme sağlayabilirseniz çok memnun olurum. Sizden dönüş bekliyorum.
Teşekkür ederim,
[Adınız]
[İletişim bilgileriniz]
İlgili Videolar
Kaynak: 1
