Kurumsal e-posta yazışmaları, profesyonel iletişimin temel taşlarından biri. Doğru üslup, net ifadeler ve uygun yapı, hem şirketinizin imajını güçlendirir hem de karşı tarafta güven uyandırır. Ancak kurumsal e-posta yazarken bazı kurallara dikkat etmek gerekir. Kurumsal e-posta yazarken dikkat edilmesi gereken 10 kuralı sizin için derledik.
Kurumsal E-Posta Yazarken Dikkat Edilmesi Gereken 10 Kural
1) Nazik Bir Selamla Başlayın
E-postanıza nazik ve profesyonel bir selamla başlayın. Örneğin, “Merhaba [İsim]” ya da “Sayın [İsim]” gibi hitaplar kullanın. Eğer kişiyi tanımıyorsanız, “Sayın Yetkili” gibi genel bir hitap tercih edebilirsiniz. Bu, iletişiminize sıcak ve saygılı bir başlangıç yapar.
– Merhaba Serkan Bey,
– Merhaba Simge Hanım,
– Sayın Yetkili,
– Sayın İlgili,
– Sayın İK Yöneticisi,
2) Konu Satırını Net ve Özet Tutun
E-postanızın konusunu açık ve kısa bir şekilde belirtin. Örneğin, “Proje Teklifi Hakkında” ya da “Toplantı Planlaması” gibi konu satırları, alıcının mesajınızı hemen anlamasını sağlar. Karmaşık veya belirsiz konu satırlarından kaçının.
– İş Görüşmesi Hakkında
– 2025 Pazarlama Kampanyası Teklifi
– 2025 Mart Üretim Raporu
3) Kısa ve Net İfadeler Kullanın
Kurumsal e-posta yazışmalarında gereksiz detaylara girmemeye çalışın. Mesajınızı açık, kısa ve anlaşılır bir şekilde yazın. Örneğin, “Toplantıyı 15 Mayıs’ta saat 14:00’te planladık” gibi net ifadeler kullanın. Uzun cümleler, mesajın etkisini azaltabilir.
– Görüşme yarın saat 14:00’da yapılacak.
– Toplantımız 20 Mayıs Pazartesi saat 10:00’da ofiste gerçekleşecek. Katılımınızı bekliyoruz.
4) Resmi ve Saygılı Bir Üslup Benimseyin
E-postanızda samimi ama profesyonel bir dil kullanın. Argo ifadelerden ve aşırı kişisel cümlelerden kaçının. Örneğin, “Size bilgi vermek istedim” yerine “Bilgilendirme amacıyla yazıyorum” daha uygun bir ifadedir.
– Yeni ürün kataloğumuz hakkında bilgilendirme amacıyla yazıyorum.
– Gerçekleştirdiğimiz iş görüşmesinin sonucunu öğrenmek için yazıyorum.
– Düzenleyeceğimiz toplantı ile ilgili konu başlıklarını iletmek için yazıyorum.
İlginizi çekebilir: Kurumsallaşma Nedir? Önemi ve Avantajı Nelerdir?
5) Paragrafları Kısa Tutun
E-postanızı okunabilir hale getirmek için uzun paragraflar yerine kısa paragraflar tercih edin. Her paragraf, tek bir fikri ya da konuyu ele almalı. Bu, alıcının mesajınızı hızlıca anlamasını sağlar. Uzun paragraflar okunmayı zorlaştırır.
❌ Yarın düzenleyeceğimiz görüşmede ilk olarak mevcut durumu analiz edeceğiz. Daha sonra almamız gereken tüm aksiyonların teker teker üzerinden geçeceğiz. Bu yüzden toplantıya gelirken raporları da tam ve eksiksiz şekilde getirmenizi rica ediyorum. Toplantı 14:00’da ofiste yapılacak.
✅Yarın düzenleyeceğimiz görüşmede ilk olarak mevcut durumu analiz edeceğiz. Daha sonra almamız gereken tüm aksiyonların teker teker üzerinden geçeceğiz.
Bu yüzden toplantıya gelirken raporları da tam ve eksiksiz şekilde getirmenizi rica ediyorum. Toplantı 14:00’da ofiste yapılacak.
6) Eyleme Çağrı (CTA) Ekleyin
E-postanızda ne beklediğinizi net bir şekilde belirtin. Örneğin, “Lütfen teklifimizi inceleyip 10 Mayıs’a kadar geri dönüş yapar mısınız?” gibi bir cümle, alıcıyı yönlendirir. Bu, iletişiminizin amacını güçlendirir.
– Lütfen görüşlerinizi 15 Mayıs’a kadar paylaşır mısınız?
– Geri dönüşünüzü bekliyorum.
7) Ekleri ve Bağlantıları Kontrol Edin
Eğer e-postanıza dosya ya da bağlantı ekliyorsanız, bunların çalıştığından emin olun. İş hayatında olan pek çok kişinin yaşadığı “Dosyalar Ektedir” ifadesi eklemesine rağmen dosyaları eklemeyi unuttuğu bir an olmuştur. Eklerinizi adlandırırken de açıklayıcı olun. Örneğin, “2025_Bütçe_Planı.pdf” gibi net isimler kullanın.
Merhaba Deniz Bey,
2025 bütçe planını ekte gönderiyorum (Dosya: 2025_Butce_Plani.pdf).
Lütfen dosyayı inceleyin ve sorularınız olursa bana ulaşın.
Saygılarımla,
8) İmzayı Unutmayın
Her kurumsal e-postada profesyonel bir imza kullanın. İmzada adınız, unvanınız, şirketiniz ve iletişim bilgileriniz yer almalı.
Mustafa Ersan
Unvanınız, XYZ Şirketi
E-posta: mustafaersan@xyz.com | Telefon: 0123 456 78 90
9) Kapanışı Nazik Yapın
E-postanızı nazik bir kapanışla bitirin. Örneğin, “İyi çalışmalar dilerim” ya da “Saygılarımla” gibi ifadeler kullanabilirsiniz. Bu, iletişiminize profesyonel bir son dokunuş katar.
Merhaba Emine Hanım,
Raporu incelemeniz için gönderiyorum. Görüşlerinizi yarın paylaşabilirsiniz.
İyi çalışmalar dilerim,
Kaan Erdem
Proje Koordinatörü, XYZ Şirketi
10) Göndermeden Önce Kontrol Edin
Kurumsal e-posta, göndermeden önce yazım ve dil bilgisi hatalarını kontrol edin. Ayrıca alıcı adını, ekleri ve mesaj içeriğini gözden geçirin. CC’ye eklemeniz gereken yöneticiniz varsa onu da kontrol edin. Küçük bir hata bile profesyonel imajınızı zedeleyebilir.
