Hazır ofis, bir şirketin ya da bireyin aylık fatura dahil olmak üzere kiralayabileceği tam donanımlı, mobilyalı bir ofis türüdür. Sözleşmeleri esnektir ve genel olarak kısa vadelidir. Bazen 3 ya da 6 aydan başlayarak 3 yıllık bir sözleşme süresine kadar çıkar. Genellikle aylık olarak yenilenir.
Birde esnek ofis vardır. Esnek ofis, genellikle, işlerinin hacmini değişmesi durumunda, kiracının sözleşmeli ofis alanını kısa sürede kolayca artırma ya da azaltma imkanını ifade eder. Bu, aynı bina içinde farklı büyüklükte bir ofise taşınmak ya da ofis tasarımına bağlı olarak bir iç bölme duvarının kaldırılması veya eklenmesi anlamına gelebilir.
Hazır ofis şirketleri, aynı bina içinde birden fazla ofis türünü yönetir. Hazır ofislerin ilgisini çeken büyüyen işletmelerin sık sık kesinti oranı göz önüne alındığında, hazır ofisler çok nadir yüzde yüz doluluk oranına sahiptir. Hazır ofisler, pek çok kişi tarafından tartışmalı olarak kabul edilen iş merkezleri, yönetici süitleri, esnek çalışma alanı, yönetilen ofisler ve ortak çalışma gibi pek çok farklı isim ile anılır.
Hazır ofis seçerken dikkat etmeniz gereken bazı önemli noktalar vardır. Bu noktalar şunlardır;
Hazır Ofis Seçerken Dikkat Etmeniz Gereken Noktalar
1- Konum ve Erişilebilirlik
Bir ofis alanı seçerken konum çok önemlidir. Hem çalışanlarınız hem de müşterileriniz için kolayca erişilebilir olmalıdır. Ofisinizi bulmak zorsa ya da birkaç ulaşım bağlantısı olan bir bölgedeyse, bu durum çalışanların çalışanlarınızın elde tutulması, işe alınması ve müşteri ilişkilerini doğrudan etkileyebilir. Ayrıca kafeler, mağazalar ve restoranlar gibi yakınlarda ne tür olanaklar bulunduğuna da bakmak önemlidir.
Ek olarak, benzer düşünen diğer işletmelerin etrafında olmanız sizin için önemli olabilir. Sektörünüzdeki diğer işletmeleri bulabileceğiniz bir ofis seçmek, ağ oluşturma ve potansiyel ortaklık fırsatları sunabilir.
2- Büyüklük
Dikkate alınması gereken bir sonraki şey, şirketinizin ne kadar alana ihtiyaç duyacağıdır. Büyüyen bir işletme olarak, istihdam ettiğiniz çalışan sayısı aylık olarak değişebilir. Yeni gelenleri ağırlayabilmek isteseniz de, çok büyük bir ofis kiralamak için para harcamak da ters tepebilir.
Önümüzdeki yıllarda kaç çalışanı işe almanız gerekeceğinden emin değilseniz, bir ortak çalışma alanında bir ofis kiralamayı faydalı bulabilirsiniz. Sadece esnek olmakla kalmazlar. Eğer ofisinizi büyütmeniz gerekiyorsa, daha büyük bir ofise geçmeniz yeterlidir. Aynı zamanda bütçe konusunda da yardımcı olabilirler.
3- Olanaklar
Bu madde işlerin eğlenceli hale geldiği yerdir. Günümüzde ofis alanları yalnızca işlevsel olmakla kalmıyor. Aynı zamanda bir dizi heyecan verici olanakla da barındırabilirler. Araştırmalarına başlamadan önce, dinlenme alanları, toplantı odaları, yüksek hızlı internet ve özel telefon kulübeleri gibi ekibinizin erişiminin olması gereken olanaklara bakın.
Ardından, duş olanakları, kapalı/bahçe alanı, otopark ya da spor salonu olması güzel olarak nitelendirilebilecek şeyleri dikkate alın. Bu lükslerin çalışan refahını ciddi şekilde artırabileceğini ve çalışma ortamınızı iyileştirebileceğini unutmayın. Fakat yüksek maliyetlere sebep olabilir.
4- Fiyat
Bütçeyi aşmamak, muhtemelen hazır bir ofis alanı ararken dikkate alacağınız ilk şeydir. Kira sözleşmenizi imzaladığınızda, dahil olmayan maliyetlerin farkında olmanız önemlidir. Böylece herhangi bir gizli ücrete maruz kalmazsınız. İnternet erişimi, elektrik faturaları ve genel ofis bakımı gibi kiranızın kapsamadığı her şeye dikkat edin.
Bu bariz gibi görünse de, ofis alanınızın konumu, büyüklüğü ve pazar mevcudiyeti de ödeyeceğiniz maliyette rol oynayacaktır. Ofis arayışınıza başlamadan önce paranızın ne kadar yeteceğini düşünmeye başlamalısınız.
5- Kiralama türü
Son olarak, ofis alanı ararken bir dizi kiralama türüyle karşılaşacaksınız. Ofise bağlı olarak, pek çok şirket birkaç yıl sürecek bir kontrat imzalamanızı isteyecektir. Bununla birlikte, büyüyen bir işletme olarak, uzun bir süre için bir sözleşmeye bağlı kalmak tam olarak ideal değildir.
Bu nedenle, 3 aylık ya da 3 yıllık ihtiyacınız olduğunu düşündüğünüz süre boyunca size bir alan kiralama özgürlüğü verecek esnek sözleşmelere dikkat edin.
