E-fatura ya da diğer bir adı ile elektronik fatura, bir müşteriyi posta yolu ile değil de, çevrimiçi olarak faturalandırma işlemidir. Müşteri, faturasını e-posta ya da güvenli bir portal aracılığıyla alır. Genel olarak, e-fatura kullanan işletmeler, müşterilere faturalarını çevrimiçi ödeme imkanı da verir.
E-faturalandırma kullanmak istiyorsanız bir kağıt faturaya ekleyeceğiniz bilgilerin aynısını e-faturalarına da eklemeniz gerektiğini unutmamalısınız. Geleneksel kağıt faturalar gibi, e-faturalar da bir müşterinin satın almasıyla ilgili önemli bilgileri barındırmaktadır. Bu bilgiler şunlardır;
- İşlem tarih
- Müşteri ve satıcı bilgileri
- Satın alınan mal ya da hizmetler
- Alacak miktarı
- Son ödeme tarihi
- Vergiler
- Kabul edilebilir ödeme yöntemleri
- Erken ödeme indirimi (varsa)
- Fatura numarası
E-faturanın Avantajları Nelerdir?
Elektronik faturanın avantajlarından bazıları şunlardır;
Kolaylık: Müşterilerinize fatura keserken mürekkep, kağıt, zarf ya da pul gibi şeyler için endişelenmenize gerek yok. Bunun yerine, faturayı elektronik olarak oluşturmanız ve göndermeniz yeterlidir.
Otomasyon: E-faturayı nasıl takip ettiğinize bağlı olarak, yinelenen faturaları olan müşteriler için süreci otomatikleştirebilirsiniz. Bu şekilde, faturayı oluşturmayı ve göndermeyi hatırlama konusunda endişelenmenize gerek kalmaz.
Zaman tasarrufu: Tüm işlemleri tek tık ile yapabileceğiniz için zamandan tasarruf sağlarsınız.
Daha hızlı ödeme: Elektronik faturalama yoluyla müşteri ödemelerini hızlandırabilir. Müşteriler, özellikle çevrimiçi ödeme yapabiliyorlarsa, dijital bir fatura alır almaz ödemelerini yapabilirler.
Dijital kağıt arşivi: Müşterilere elektronik fatura göndermek, kayıtları daha iyi saklayabilmeniz için yerleşik bir arşiv sağlar.
Temassız teslimat: Müşterileriniz faturalarını herhangi bir kişi veya kağıtla etkileşim kurmak zorunda kalmadan teslim almış olur.
E-fatura Nasıl Kesilir?
- İlk olarak fatura kesmek için https://ebelge.gib.gov.tr sistemine giriş yapmanız gerekmektedir. Sisteme girebilmek için Vergi dairesi kullanıcı adı ve şifresini almalısınız. Bu bilgileri şirket kurarken vergi dairesinden alabilirisiniz.
- Siteye giriş yaptıktan sonra “e-Belge Portal Uygulamalarına Giriş” sekmesine tıklayarak fatura işlemleri sayfasına girin.
- Modül seçim ekranından “e-arşiv Portal” seçeneğini seçin. sisteme ilk defa giriş yapmışsanız bilgilerinizi kontrol edin.
- Ekranın sol kısmında yer alan “Belge İşlemleri” kısmına tıklayın ve “5000/30000 TL Fatura Oluştur” seçeneğine girin.
- Fatura bilgileri, alıcı bilgileri, mal ve hizmet bilgileri kısmını detayları ile doğru bir şekilde doldurun. toplam kısmını ve vergi kısımlarını doğru eklediğinizden emin olun.
- “Oluştur” butonuna tıkladıktan sonra faturanız taslaklara kaydedilir.
- Taslaklar kısmına girdikten sonra “Görüntüle” kısmından faturanızı kontrol edin. Eksikler varsa tamamlayın.
- Faturanızı onaylamak için “GİB İmza” butonuna basmanız gerekmektedir. Cep telefonunuza gelen şifreyi ekranda açılan kısma yazın. Şifreyi yazdıktan sonra “Onay” ekranı gelir.
- “Onay” ekranını gördükten sonra faturanızı bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
ÖNEMLİ: Onaylanan faturaların iptal edilmesi ya da düzeltilmesi mümkün olmadığı için onaylamadan önce dikkatli bir şekilde fatura bilgilerinizi kontrol edin.
E-fatura ile ilgili videolar
